【中小企業診断士独学勉強法】実務補習の疑問いろいろ～kinko’sのうまい使い方～

今回は実務補習豆知識として報告書の印刷を安く仕上げるためのkinko’sのうまい使い方を紹介したいと思います。

最初に言っておきますが、超セコイことを書いている記事です（書いていて自分が嫌いになってきた位です）。

コチラの記事で紹介したとおり、実務補習4日目に次の日の報告会の準備として、印刷代として協会から支給された１企業につき5千円（消費税込み）を元手に資料を印刷することになります。

ただし、普段印刷設備等が整っている企業にお勤めの方が、何も知らずにkinko’sに資料を持ち込んで印刷してしまうと5千円で収まらないばかりか、この3～4倍かかることもあります。私の班では１社目は印刷代だけで２万円近くかかってしまいました。ですので、これから実務補習をされる方は是非この記事を読んで印刷代を安くすませていただきたいと思います。

なお、私は実務補習ではじめてkinko’sを使った人間です。あくまでここでは計３回分を通じて得たノウハウを紹介するので、より効率的な使い方もあるはずですが、その辺はご勘弁願います。

印刷が必要な資料

まずは、報告会に向けて印刷する必要がある資料は以下のとおりです。

• 実務補習報告書（任意様式）
• 協会が定めた付属資料（MCSSで出力した財務診断結果含む）

なお、これら資料の必要部数はあくまで目安になりますが、計9～12部（相手先１部、指導員１部、メンバー用４～７部（班の人数による）、予備２部程度、協会へ最終提出する資料１部）です。

印刷するうえでの最重要ポイントはカラー印刷代をいかに安く抑えるかです。

カラー印刷はモノクロ印刷と比べコストが嵩みます。下の料金表を見てもらえればわかるとおりコストは約5倍になります。

カラー印刷コストを抑えるうえで厄介な点は以下の二つです。

厄介なこと１：指導員分をカラー印刷

相手先企業分の報告書は正式な納品になりますのでカラー印刷が望ましいです。問題は指導員分をどうするかです。

指導員分はカラー印刷！と定められているわけではないのですが、お世話になったという観点からモノクロでお渡しというのは気が引けます。そのため、私の班ではカラー印刷でお渡しすることにしました。

一応、指導員に印刷はどうしましょうか（補習生からはカラーとモノクロとも言っていない）？と事前に聞いたところ、今後のために綺麗に残しておきたいのでカラーでもらえると嬉しいなと言われてしまいましたので、私たちに選択肢はありませんでした。

できれば言葉巧みに指導員分をモノクロでいいですよね！PDFもありますし！的な展開に持っていけると印刷コストは削減できると思います。

なお、他の資料はすべてモノクロでいいです。

厄介なこと２：MCSS（財務診断資料）のカラー印刷

実務補習では、企業の決算書を入力すると財務診断をしてくれるMCSSというソフトを使います。数値入力すると自動的に結果が出力されるのですが、これは報告書に必ず付属させなければいけません。協会指定の資料の中で唯一有用な資料なので（失礼！）、印刷すること自体は良いのですが、問題は自動生成される表やグラフなどが非常にカラフルで色で区別することを前提に作られているのでカラー印刷が必須になります。

モノクロ資料とカラー資料

ここまでの情報を踏まえ、作成資料別、渡し先別のカラー・モノクロの有無は以下のとおりになります。

kinko’sに行く前の準備作業

いくつかkinko’sに行く前に準備しておくことがあるのでその点から解説します。

MCSS資料は自宅or会社で印刷しておく

前記のとおり、MCSS（財務診断）資料は、カラー印刷が必須になります。必要な事項を入力すると自動的に定型フォーマットで出力されるので、報告書の最終確認・修正する実務補習４日目が始まる前までに準備しておくことができます。

要は、４日目に資料修正が入らない（正確には入る可能性は非常に低い）ので事前に印刷して準備しておくことが可能な資料になります。

つまり、kinko’sで高い金額を支払わずとも自宅のプリンターで印刷するとか、会社のプリンターを使用しこっそりカラー印刷するなどの裏技を使って必要部数を用意しておくことができます（会社でやるのは基本反則ですので、会社から実務補習に公に派遣されている人がいたらその人に印刷してもらうのが無難です。基本は自宅でやるってことでよいのではと思います）。これは必ずやっておきましょう。

なお、ホチキス止めはしないでおきます（あとで重要になります）。

モノクロ資料原本を会場で１部印刷しておく

実務補習４日目には、印刷前に報告書を指導員に確認してもらうため、会場のプリンターを使って印刷する必要がでてきます。その際、指導員からの指摘を踏まえ修正し終わったあとの完成版を会場のプリンターで１部出力しておきましょう。

これはkinko’sでコピーする際の原本として使います。

4日目はUSBメモリを持っていく

実務補習４日目は、メンバーの誰でもいいのでUSBメモリを持参するようにしましょう。

USBメモリはkinko’sで備え付けのパソコンに差して印刷する際に使用します。なお、USBメモリに格納しておくのは、報告書、付属資料一式ですが、必ずPDF化して格納しておきましょう（形式の崩れを防ぐためです）。

ここまででkinko’sを使う前の準備は完了です。

kinko’sの使い方

前置きが長くなりました。ここからがkinko’sの効率的な使い方です。

ポイントは以下の５点です。

• 会場から近いkinko’sは使わない
• シルバー会員になっておく
• カラー、モノクロを使い分けて印刷する
• メンバー用資料、予備資料は備え付けのコピー機で印刷する
• 協会提出用資料は会場で印刷した資料を活用する

会場から近いkinko’sは使わない

まず印刷する場所の問題ですが、４日目に議論している会場から一番近いkinko’sは控えたほうが無難です。理由は、どの班も大体似たような時間に印刷作業を開始しますので、単純に混むからです。kinko’sに着いた瞬間に同業者（実務補習生）がいることは不自然な年齢構成等から一目瞭然です。店舗（オフィス街の狭めのkinko’sの場合）に着いたときに同業者が3組以上いたら相当時間がかかると睨み他の店舗に行った方がよいと思います。

おススメは会場から少し離れたオフィス街のkinko’sです。新宿や渋谷のカフェ等が乱立している場所はweb系の仕事を個人事業主で行っている若者たちで混んでいることが多いので避けた方が無難です。

シルバー会員になっておく

kinko’sは実務補習期間中に最低でも3回は使うことになるので、初回にだれか会員（最初はシルバー会員）になっておきます。

これまで利用したことがなくても、会員になるだけでモノクロコピーで1枚あたり1円安くなるので入らない手はないです。

具体的な印刷手順　※超重要

kinko’sで実際に印刷する手順は以下のとおりになります（赤太文字部分は特に重要なポイントです）。

1. USBメモリーを使って報告書のカラーページのみを2部ずつ印刷する【kinko’s備え付け端末使用】。
2. 会場で印刷してきた報告書と付属資料（MSCC除く）をモノクロのまま2部コピーする【kinko’sコピー機使用】。
3. ⅱで作成した資料について、２部ともカラーページ部分のみをⅰで印刷したものと差し替える（地道に手分けして行います）。
4. ⅲでできた資料に自宅等で印刷してきたMCSSの部分を挟みこみ、kinko’sの窓口でリング製本を依頼する（リング製本はコチラ。リング製本だけなら１部300円程度です）。
5. ⅱの原本を必要部数モノクロ印刷する（必ず原本を除いて必要部数印刷するようにします。原本は協会提出用に使います。詳細は後段で紹介）【kinko’sコピー機使用】。
6. ⅱの原本にkinko’s備え付けの穴あけ機で穴を開ける。

カラー、モノクロを使い分けて印刷する（手順ⅰ）

kinko’s備え付け端末にUSBを差し込むと印刷イメージを表示することができるので、グラフなどカラーで作ったページのみを抽出して２部ずつ印刷します。

印刷イメージからカラーページを抽出するのはそれほど手間がかからないので是非実践してみてください。kinko’sに全ページカラー印刷でといってお願いすると値段が跳ね上がります。１社目はこれをやってしまいました。

メンバー用資料、予備資料は備え付けのコピー機で印刷する（手順ⅴ）

メンバー用資料や実務補習先企業への予備資料はモノクロでOKです。従って、必要部数分だけ、普段会社で資料を印刷するようにコピー機でガシャガシャ印刷します。間違っても印刷作業をkinko’sの中の人にお願いするのはやめましょう。値段が跳ね上がります。

kinko’sの店員さんにこの作業をお願いすると紙やプリンター（トナー？）の質が高いものを使ってくれるため仕上がり自体はきれいになりますが高いです。これも１社目でやってしまいました。

協会提出用資料は会場で印刷した資料を活用する（手順ⅵ）

最終日に協会に提出する報告書は、モノクロでOKです。但し、穴を開けて紐を通して提出という極めて昭和感漂う方法で提出することになります。

報告にあたっては、前記手順のⅱのコピー元となった資料を活用することで資源を有効活用します。なお、穴あけ機は翌日（5日目）の会場には置いておりませんので、kinko’sで備え付けの穴あけ機を使って開けておきます。

上記手順で印刷した場合のコスト試算

上記手順を実施した場合のコスト試算を紹介します。なお、必要部数等一定の前提を置かないと試算できませんので前提を紹介したあとに、試算結果を記載します。

試算の前提

まずは印刷する資料の内容を以下のとおりとします。

最終的に作る資料は付属資料を入れて60枚程度が一般的かと思います。そのうち、約半分の30枚がカラーとします。なお、MCSS資料は前記のとおり、あらかじめ自宅や会社等で印刷する前提としますのでコストは発生しないものとします。

資料を準備する部数は以下のとおりとします。

kinko’sの印刷単価等は以下のとおりとします（2020年1月現在の単価）※シルバー会員価格

試算結果

下記が試算結果になります。

結論：5千円に収まらなかった！

ここまで偉そうに色々言ってごめんなさい。支給された5千円に収めるのは無理でした。。しかし、ここまでケチれば支給額の超過分が3,600円程度ですので、メンバー6人で割ると600円の負担にとどまります。

なお、報告書作成段階からカラー刷りを極力減らすとか、報告会に実務補習先の社員は誰も参加しない（経営者のみ）ことが事前に分かっている場合には予備分が不要になりますので、もう少し安く収めることができると思います。

まとめ

支給された5,000円からはみださないぞ！という社会人とは思えないせこいところ満載の記事になりました。しかも、結局5,000円に収まってないですし（この支給金額設定無理がある気がしますが）。

しかし！これから中小企業診断士として活躍するにあたって色々入り用になる時期ですのでケチれるところはケチっておきましょう。

また、kinko’sをどうすればうまく（安く）利用できるかという経験は、独立を見据えた時に必ず役に立つと思います。指導員に聞いたところ、kinko’sは個人事業主の強い味方だよ！と言っておりましたので、普段から結構使うのだと思います。是非、これから実務補習に臨む方はいろいろなやり方を試してみてください。

今回はここまでです。最後まで読んでいただきありがとうございました。